Organisasi
Organisasi adalah sebuah kelompok yang
terdiri dari dua atau lebih orang yang bekerja bersama-sama dalam suatu bentuk
yang ditetapkan untuk mencapai sejumlah tujuan. Sebuah toko kelontong yang
dimiliki dan dioperasikan oleh sepasang suami isteri dapat disebut organisasi.
Seorang pembuat boneka mempekerjakan
orang lain untuk membantu usahanya dan kemudian membagi tugas kepada
masing-masing orang. Setiap orang yang melaporkan pekerjaannya kepada orang
tertentu yang ditunjuk disebut pengorganisasian (organizing). Setelah
organizing dilakukan, perusahaan memerlukan struktur organisasi, pola
organisasi yang meliputi pembagian posisi dalam organisasi dan hubungan di
antara posisi-posisi tersebut.
Diagram organisasi ialah diagram yang
menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah organisasi, mengungkapkan
struktur organisasi perusahaan. Contoh bagan organisasi tampak dalam gambar di
bawah ini :
- Pembentukan departemen berdasarkan produk
Pembentukan departemen berdasarkan
produk pada umumnya dilakukan oleh perusahaan besar yang membuat aneka produk.
Tugas dan tanggung jawab dibagi berdasarkan jenis produk yang dihasilkan. Bagan
organisasi pada gambar di bawah ini adalah contoh departemen berdasarkan produk
(minuman, makanan dan restoran).
- Pembentukan departemen berdasarkan lokasi
Pembentukan departemen berdasar
lokasi diwujudkan dengan mendirikan kantor regional untuk menetapkan tanggung
jawab pengelolaan daerah yang mempunyai ciri khusus secara geografis.
Efektifitas sistem ini terletak pada minat konsumen terhadap lokasi perusahaan
dan aneka produk yang ditawarkannya. Konsumen yang memerlukan produk perusahaan
dapat berhubungan dengan kantor cabang perusahaan terdekat di lokasi geografis
tertentu.
Bentuk
Struktur Organisasi
Bentuk dasar organisasi diklasifikasikan
dalam 3 kategori, yaitu:
1. Struktur
Birokratis
Struktur birokratis ialah system
manajemen yang didasarkan pada kerangka wewenang formal yang diiktisarkan
dengan cermat dan dilaksanakan dengan tepat.
Menurut dimensi strukural umum,
birokrasi dapat bercirikan sebagai berikut :
a. Tingkat
ketepatan spesialisasi pekerjaan yang tinggi.
b. Pembentukan
departemen berdasarkan fungsi.
c. Pola
delegasi yang formal dan tepat.
d. Tingkat
sentralisasi yang tinggi.
e. Rentang
manajemen yang sempit sebagai dampak organisasi yang luas.
f. Posisi
lini dan staf ditetapkan dengan jelas, dengan hubungan formal di antara
keduanya.
Contoh : lembaga pemerintahan dan
perguruan tinggi
2. Struktur
Organis
Struktur
organis ialah system manajemen yang terdapat pada kerjasama dan wewenang
berdasarkan pengetahuan. Struktur ini tidak seformal birokrasi sehingga lebih
fleksibel. Struktur organis cenderung berdimensi structural sebagai berikut :
a. Tingkat
spesialisasi kerja rendah.
b. Pembentukan
departemen berdasarkan produk, lokasi atau konsumen.
c. Pola
delegasi bersifat umum dan informal.
d. Tingkat
desentralisasi tinggi.
e. Rentang
manajemen luas.
f. Posisi
lini dan staf tidak ditetapkan dengan tegas, dengan hubungan yang kurang
formal.
3. Struktur
Matriks
Struktur
matriks merupakan struktur organisasi terbaru dan paling kompleks. Struktur ini
bercirikan system perintah berganda. Orang harus melapor kepada lebih dari
seorang atasan pada waktu yang sama. Struktur matriks ialah struktur organisasi
yang memadukan garis wewenang vertical dan horizontal. Struktur matriks terjadi
ketika pembentukan departemen produk ditindihkan pada organisasi yang
pembentukan departemennya dilakukan secara fungsional. Dalam organisasi
matriks, wewenang didelegasikan baik ke bawah maupun mendatar.
Sumber Daya Manusia
SDM dapat diartikan sebagai
proses penggajian, pengembangan, motivasi dan evaluasi karyawan untuk mencapai
tujuan perusahaan. Berbagai kebijaksanaan, prosedur dan program didesain untuk
menciptakan kesesuaian antara pekerjaan dan orang yang mengerjakannya. Tujuan
pendekatan ini adalah untuk memenuhi sebanyak mungkin kebutuhan dan
mengembangkan kecakapan personil perusahaan agar tercapai peningkatan efisiensi
dan untuk mengetahui kualitas karyawan yang mampu memenuhi tujuan perusahaan.
Pendekatan sumber daya manusia seringkali berupa program untuk pengembangan
minta dan bakat karyawan.
1. Perencanaan
Sumber Daya Manusia
Perencanaan
SDM merupakan pengembangan strategis untuk memnuhi kebutuhan SDM pada masa
mendatang.Titik awal untuk perencaaan ini adalah perencanaan strategis
perusahaan. Selanjutnya perencana dapat membuat prakiraan jumlah SDM yang
diperlukan perusahaan. Perencana harus menetapkan apakah SDM yang diperlukan
dapat dipenuhi, yakni mereka harus membuat peramalan atas penyediaan SDM dalam
perusahaan. Terakhir, mereka harus mengambil langkah untuk menyesuaikan
persediaan dan permintaan.
2. Perekrutan,
Seleksi dan Orientasi Karyawan
- Perekrutan Karyawan
Perekrutan
karyawan ialah proses penarikan pelamar pekerjaan yang memenuhi kualifikasi.
Tujuan penyelenggaraan perekrutan adalah untuk mendapatkan sejumlah pelamar
yang sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. Jumlah pelamar yang
tepat harus sesuai dengan lowongan pekerjaan atau jabatan yang belum terisi.
- Seleksi Karyawan
Proses
seleksi dilakukan untuk memilih pelamar yang memiliki kualifikasi sesuai dengan
lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
Orientasi karyawan adalah proses pengenalan karyawan baru dengan perusahaan.
3. Keterampilan yang dicari oleh perusahaan
Melalui proses wawancara, perusahaan bermaksud untuk mendapatkan pelamar yang memiliki kualifikasi sebagai berikut:
a. Keterampilan dalam komunikasi tertulis.
b. Kecakapan dalam mengambil keputusan yang tepat.
c. Sikap terhdap pekerjaan.
d. Kecakapan komunikasi lisan.
e. Kematangan kepribadian dan sikap dewasa.
f. Kebiasaan kerja yang dapat dikembangkan.
g. Kecakapan menjalin hubungan antarpribadi.
- Orientasi Karyawan
Orientasi karyawan adalah proses pengenalan karyawan baru dengan perusahaan.
3. Keterampilan yang dicari oleh perusahaan
Melalui proses wawancara, perusahaan bermaksud untuk mendapatkan pelamar yang memiliki kualifikasi sebagai berikut:
a. Keterampilan dalam komunikasi tertulis.
b. Kecakapan dalam mengambil keputusan yang tepat.
c. Sikap terhdap pekerjaan.
d. Kecakapan komunikasi lisan.
e. Kematangan kepribadian dan sikap dewasa.
f. Kebiasaan kerja yang dapat dikembangkan.
g. Kecakapan menjalin hubungan antarpribadi.
4. Pengecekan
Referensi
Perusahaan
sebagai pihak yang akan menerima pelamar sebagai karyawan berusaha mengecek
untuk mengetahui latar belakang dan referensi pelamar. Sekurang-kurangnya pihak
perusahaan ingin mengetahuii pekerjaan dan gaji terakhir pelamar. Hal ini
berlaku bagi pelamar yang pernah bekerja di suatu perusahaan atau lembaga lain.
Dengan cara ini perusahaan dapat mengetahui reputasi, karakter dan gaya hidup
pelamar. Untuk lulusan dari suatu lembaga pendidikan, pengecekan referensi
dilakukan melalui nilai yang tertera pada transkrip.
5. Program
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
- Program Pelatihan
Bagian
personalia yang membidangi SDM berusaha menyesuaikan karyawan dengan pekerjaan.
Meskipun demikian target tersebut tidak mudah untuk terpenuhi. Oleh karena itu
perusahaan harus memberikan pelatihan karyawan untuk dapat mengerjakan
pekerjaan mereka dengan baik.
- Pengembangan Karyawan
Pengembangan
karyawan ditempuh dengan 4 jalur pendekatan yaitu pendidikan formal, penilaian,
pengalaman kerja dan hubungan antarpribadi. Beberapa perusahaan memasukan
pendekatan pengembangan tersebut.
6. Evaluasi
Prestasi
Evaluasi
prestasi ialah suatu system formal evaluasi dan peninjauan formal tentang
prestasi kerja individu atau tim. Melakuakn evaluasi prestasi bukanlah
pekerjaan yang mudah bagi manajemen SDM. Meskipun demikian penilaian prestasi
merupakan suatu evaluasi yang harus dilakukan. Hasil evaluasi prestasi
dijadikan dasar keputusan pengembangan, promosi, pengembangan, kenaikan gaji,
pemberhentian dan rotasi.
7. Kompensasi
Karyawan
Kompensasi
atau imbalan kerja, yang meliputi gaji dan tunjangan, berhubungan erat dengan
evaluasi prestasi. Karyawan yang melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik
cenderung memperoleh kenaikan kompensasi yang lebih besar. Pembayaran
kompensasi dipengaruhi oleh beberapa factor, baik internal maupun eksternal.
8. Promosi,
Rotasi dan Pemutusan Hubungan Kerja
- Promosi
Promosi
adalah peningkatan jenjang jabatan yang disertai wewenang, tanggung jawab dan
kompensasi financial yang lebih besar.
- Rotasi
Rotasi
ialah pengalihan tugas dalam sebuah perusahaan dari satu jabatan ke jabatan lain
yang setara dengan tingkat gaji yang sama.
- Pemutusan Hubungan Kerja
Pemutusan
hubungan kerja terjadi karena seorang karyawan meninggalkan perusahaan. Penyebabnya
dapat karena pengunduran diri, penghentian, pemecatan atau pensiun.